На этом акцентировала внимание руководитель проекта по направлению «Оптимизация потоков и процессов» Регионального центра компетенций в сфере производительности труда Калининградской области Мироедова Ирина:
«Стоит признать, что зачастую в компании довольно долго согласуются те или иные документы, соответственно, подготовка ответа на письмо, пояснение или согласования договора может занимать больше времени, чем обычно. Задачи накапливаются, а процесс обработки документации затягивается. Так, если на предприятии возникает необходимость в улучшении процесса работы с документами, более качественной работы с клиентами, потребителями, поставщиками, необходимо выявить наиболее слабые точки в работе, определить первопричины проблем, разработать и реализовать план мероприятий по совершенствованию офисных и управленческих процессов. Но, чтобы улучшить деятельность, необходимо понимать, как это сделать, узнать о методиках и инструментах, лучших практиках».
Задача участников «Фабрики офисных процессов» — достичь минимальной себестоимости и максимальной прибыли, выявить потери и проблемы в процессе, внедрить улучшения. В результате участия на площадке «Фабрики» снижаются временные затраты на процессы, сокращается число перемещений сотрудников и документов, увеличиваются экономические показатели при минимизации затрат и снижении себестоимости обработки документов.
Участие в «Фабрике офисных процессов» проходит в меньшей степени как тренинг и в большей степени в формате практической площадки, на которой сотрудники предприятий и компаний в реальном процессе знакомятся и получают наглядный опыт применения инструментов бережливого производства в офисных процессах. То есть участие в «Фабрике» проходит путем решения задач. Через анализ своего опыта и опыта коллег возникает понимание, какие направления деятельности, какие процессы можно улучшить непосредственно на предприятии, отдельно отметила Ирина.
Так, на «Фабрике офисных процессов» работники предприятий выявляют задачи, которые можно решить в ближайшее время. Среди них — организация рабочего места по системе 5С, устранение лишних согласований и сокращение перемещения персонала в офисе. Последнего удалось добиться, построив карту процесса текущего состояния и выявив лишние операции и действия. Они были сокращены или исключены полностью.
«После обучения сотрудники по-другому смотрят на то, что они делают. Более критично относятся к своей работе. Больше ориентируются на клиентов, партнеров и коллег. Совершенствуют работу, чтобы исключить временные потери», — рассказала руководитель проекта по направлению «Оптимизация потоков и процессов» Регионального центра компетенций в сфере производительности труда Калининградской области.
Одно из главных достижений, полученное благодаря участию в «Фабрике офисных процессов», — вовлеченность персонала в постоянный процесс улучшения внутри предприятия.
«Ведь успех компании зависит от вклада каждого сотрудника, так называемый синергетический эффект. Если каждый сотрудник сделает небольшие улучшения хотя бы у себя на рабочем месте, это может принести колоссальный эффект для компании в целом», — считает Ирина.
Получить больше информации о национальном проекте «Производительность труда» и «Фабрике производственных процессов», «Фабрике офисных процессов» в Калининградской области можно здесь:
+7 (4012) 994-588, mbkaliningrad.ru, сайт национального проекта (ИТ-платформа) — «Производительность.рф».