Ну да, согласен, мгновенность получения ответов на вопросы — это не единственное, на что надо ориентироваться в процессе анализа данных.
В предыдущей статье говорилось о том, как надо собирать данные, чтобы быстро получать нужные отчеты.
В этой статье поведем речь об одной небыстрой, но весьма полезной процедуре, которая даст предпринимателю почву для принятия эффективных решений.
Мы будем управлять запасами одного маленького магазинчика, данные которого мне попали в руки тринадцать лет назад с согласия их хозяина. Я намеренно не менял в них ничего, поскольку за давностью лет раскрывшиеся секреты уже никак не повредят нашему герою, хотя уже и не помогут. А реальность показателей придаст дополнительный привкус результатам.
Также я предупреждаю, что не обладаю всеми сведениями о работе того магазина и ограничен узкими рамками статьи, поэтому буду упрощать задачу. А в ответ на возможные претензии к поверхностному характеру решения предложу присылать мне данные о своем предприятии, чтобы мог заточить это решение под конкретную задачу. Поехали.
Для начала предложу ознакомиться с предварительной информацией. Это информация о продажах за месяц и остатках на складе на конец месяца, выгруженная из 1С.
(Вы можете открыть и скачать файл для ознакомления.)
Сейчас мы проведем несколько манипуляций с целью разбить все представленные наименования товаров на девять категорий. Для этого мы разобьем все товары на три категории — «A», «B» и «C» — по степени их вклада в общую выручку. Так же поступим и с запасами. На выходе получится табличка, которая покажет нам самые ходовые товары, у которых самые малые запасы, и очень плохо продающиеся товары с огромными запасами. А между ними еще семь промежуточных категорий, которые позволят принять сразу несколько решений по управлению ассортиментом и запасами.
Сначала разберемся с продажами
Первый шаг
— построить сводную таблицу, которая покажет, какую выручку мы получили от каждого наименования товара.
Затем сортируем таблицу по убыванию результата, чтобы наверх поместить самые полезные наименования.
И применяем дополнительное вычисление «% от суммы с нарастающим итогом в поле»:
Как интерпретировать эти промежуточные результаты? Фуфайка «10332» принесла нам чуть более 7% от общей выручки. И она была самым успешным товаром по этому показателю, поскольку предварительно мы применили сортировку по убыванию. Фуфайка «10330» вместе с «10332» принесли нам почти 13%, а вместе с «10315» их общий вклад составил более 17%. Мы сейчас наблюдаем вклад каждого наименования в общий результат с нарастающим итогом.
Тем, кто ленится сам выполнять эти действия или не знает, как их выполнить, можно открыть и скачать обновленный файл.
Прокрутив таблицу чуть вниз, мы находим момент, когда эти проценты выросли до 50. И прокрученный список нам надо обозначить как товары категории «A». Их по правилу Парето будет совсем немного, всего 16 наименований. Чуть длиннее будет список товаров категории «B» (36 наименований). Они нам принесли следующие 30% выручки. Ищем глазами момент, когда проценты добегут до 80. А оставшийся длинный хвост из 141 наименования — это товарный мусор, который в совокупности принес нам только 20% выручки. Теперь надо обозначить каждое наименование соответствующей буквой. И это
Второй шаг
Здесь нам пригодится функция ВПР, которая поможет распределить каждый показатель к одной из трех категорий.
В файле есть лист «Справка», который содержит границы распределения по категориям. Нам нужна табличка для продаж в столбцах A и B.
На листе «ABC Выручка» в ячейке прописываем формулу с функцией ВПР. И размножаем ее.
Использование ВПР позволит в любой момент поменять границы категорий на листе «Справка», если классические 50% и 80% не будут подходить для конкретной задачи.
Снова можно открыть и скачать обновленный файл.
Третий шаг
Отправим сейчас присвоенные признаки «A», «B» и «C» обратно в лист «База». Для этого используем тоже функцию ВПР, но уже с другим четвертым параметром. Внимательнее!
Скачать эту версию файла.
Теперь то же самое надо сделать с запасами
Попробуйте повторить все мои действия. Обратите внимание, что на листе «Справка» категории названы по-другому. Буква «C» будет обозначать наибольшие запасы, потому избыточные запасы — это зло.
Вот что в итоге должно получиться на листе «База»:
Еще раз скачиваем файл.
Завершающий этап
Строим сводную таблицу, в которой в области строк поместим признак «ABC Продажи», а в области столбцов — «CBA Запасы». В область значений поместим суммы по запасам и продажам.
Обратите внимание, что суммы я расположил по вертикали — одна под другой. Также отключил общие итоги за ненадобностью.
О чем говорит пустая область «AA»? О том, что среди всех товаров нет таких, которые бы ставили рекорды по продажам и одновременно имели бы сверхмалые запасы. Это хороший признак. Зато у нас явный переизбыток товаров, которые плохо продаются. Обратите внимание на клетку «CC».
Оценим это соотношение, применив «вычисляемое поле». Нам потребуется формула, которая покажет, какое количество месяцев (сведения о продажах содержат один месяц работы магазина) потребуется для того, чтобы распродать каждую из категорий.
Видно, что довольно успешная категория товаров «AB» будет вымыта целиком примерно через месяц и именно ее запасы надо бы восполнить первыми.
Ну и особенное внимание стоит обратить на товары категории «CA», «BC», «CB» и особенно «СС», срок оборачиваемости которых более восьми (!) месяцев. С ними надо срочно что-то делать.
Окончательная версия файла.
Конечно, приведенный пример лишь иллюстрирует, какую пользу может принести правильный подход к сбору информации и владение несложными приемами ее обработки. В частности, для выполнения всех операций достаточно пройти два моих семинара: «Мгновенный анализ данных» и «Работа с формулами». В реальности спектр аналитических возможностей человека, который обладает этими знаниями, не ограничивается этой задачей. Вызывает большое огорчение, что эти компетенции не входят в обязательный набор для большинства менеджеров наших компаний. Они работают с данными вслепую, а огромная махина программно-аппаратного комплекса работает вхолостую. Я предлагаю включить еще один орган чувств и начать видеть свое предприятие через данные, которые собираются в процессе его деятельности. Я не эзотерик, но этот «третий глаз» совсем не помешает в нынешних условиях, когда надо считать и принимать решения гораздо быстрее и правильнее, чем в предыдущую эпоху непрерывного роста.
Всем желаю успехов в бизнесе, который будет обязательно связан с началом осознанного к нему отношения.
Ваш Олег Видякин.
