По мере того, как цифровизация завоевывает все новые и новые сферы экономики, растет спрос на электронные инструменты. Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП), которые до пандемии многие воспринимали как диковинное новшество, сегодня становятся незаменимыми.
Регистрация бизнеса, сдача налоговой бухгалтерской отчетности, участие в госзакупках, сделки с недвижимостью и вход в личный кабинет банка — вот, пожалуй, самые распространенные случаи, когда для подтверждения личности человека, его должности и полномочий требуется цифровая подпись.
Раньше любую ЭЦП можно было получить в частных удостоверяющих центрах, но с 1 января 2022 года требования изменились — руководители юридических лиц, предприниматели и нотариусы могут получить электронную подпись только в удостоверяющем центре или в доверенном удостоверяющем центре ФНС России.
Причем выданные налоговиками подписи нельзя копировать.
Чтобы получить цифровую подпись в налоговых органах, нужно:
- выбрать удобное отделение ФНС России;
- записаться онлайн на прием в ФНС России;
- подготовить документы (паспорт и СНИЛС обязательны);
- купить и подготовить носитель (токен);
- прийти в отделение ФНС России и заполнить заявление;
- пройти идентификацию личности по паспорту;
- получить токен с записанным на него сертификатом КЭП.
Раньше руководитель имел право для удобства раздать сотрудникам копии своей ЭЦП. Теперь же, чтобы бухгалтер мог, к примеру, отправить отчетность, руководителю придется физически передать ему свою подпись и проконтролировать, чтобы потом ее обязательно вернули ему назад. Вот почему кроме оформления подписи директора лучше всего заказать еще несколько персональных ЭЦП, советуют участники калининградского рынка. В Калининградской области работает около десяти компаний, предлагающих оформление цифровых подписей, но таких, которые могут предоставить и ЭЦП, и разные виды носителей, и весь комплекс услуг, — единицы.
«Чтобы защитить владельца бизнеса, обезопасить руководителя, избавить его от лишних сомнений о том, как и для чего используется его подпись, мы предлагаем ему свою подпись держать при себе и отдельно оформить подписи на сотрудников — например, главного бухгалтера, менеджера или любых других специалистов, кому это необходимо. Даже если какие-то некорректные действия будут сделаны, допустим, не те документы подписаны и так далее, то руководитель сможет всегда воспользоваться подписью и доказать, что человек не имеет права этого делать. То есть в любом случае остается некая последняя инстанция. А если руководитель сам передает свою подпись и бухгалтер вдруг подписал ею какой-то не тот документ, тогда автоматически будет считаться, что это глава компании его подписал, не говоря уже о том, что передача другому лицу попросту противозаконна», — рассказывает генеральный директор «Балко ГМ» Максим Голубев.
Выдачей электронных цифровых подписей эта компания занимается с самого начала их использования. Сегодня «Балко ГМ» предлагает оформление подписей на сотрудников, разные виды носителей для них — Rutoken и JaСarta, программу криптозащиты, также может наладить электронный документооборот и в целом помочь клиенту с автоматизацией бизнеса.
«Программа криптозащиты дает возможность зашифровывать и расшифровывать пакеты, она сейчас мало у кого есть. Ее можно приобрести либо у производителя в Москве, либо у нас, потому что мы получили на это специальную лицензию. Вся процедура получения занимает не более получаса. Для сравнения: чтобы оформить ЭЦП на первое лицо компании, нужно сначала записаться на прием в налоговой, поехать туда с носителем, при этом там могут еще не сразу все сделать, а только через некоторое время, в зависимости от загрузки УФНС. У нас же при необходимости реально все сделать быстро на сотрудника. Очереди и записи у нас нет, все лицензии и носители в наличии на ул. Москвина, 1. Консультацию специалисты окажут по телефону 8 (4012) 5555-39», — объясняет эксперт.
В двух налоговых инспекциях Калининграда на улице Кутузова и Дачной «Балко ГМ» сейчас установило вендинговые аппараты, где приезжающие оформить электронную подпись на руководителя получат возможность приобрести сразу носитель, лицензию на программу «КриптоПро», а также техническую поддержку при установке и проверке правильной работы ЭЦП.
По мнению специалистов, подделать цифровую подпись невозможно, потому что при ее создании используются мощные криптографические технологии. Причиной мошенничества чаще всего становятся неаккуратность и невнимательность самих пользователей, что ведет к утечке конфиденциальной информации и позволяет любому, кто имеет токен и пароль, подписывать документы. Чтобы избежать таких проблем, лучше соблюдать несколько правил: не передавать ЭЦП третьим лицам, сразу же отзывать сертификаты уволенных сотрудников, защитить компьютер, где хранятся данные, паролем, регулярно обновлять на нем версии антивируса.
Участники рынка напоминают также, что электронная цифровая подпись оформляется на строго определенный период времени и через год ее следует заменить. Например, сегодня это нужно поспешить сделать тем, кто приобрел ЭЦП в начале 2021 года.